Era digitale, smart working ed efficienza totale

Se siete tra quelli che è un po’ che non lavorano oppure se già vi hanno proposto lo smart working, prima di esprimere un qualsiasi giudizio su questa nuova modalità lavorativa, vedete qui di cosa si tratta.

Prima di tutto, è d’obbligo considerare che oggi la parola d’ordine dell’impresa, piccola media o grande che sia, è digitalizzazione.

È una parola magica da conoscere per individuare i segni del cambiamento organizzativo del vostro posto di lavoro.

Non soltanto: la digitalizzazione può significare una mutazione di convinzioni inerenti la produttività ed il posto di lavoro non da poco per alcuni di voi, dello scorso secolo.

Siamo in un nuovo paradigma.

Vediamo di capirci qualcosa con qualche semplice esempio.

Digitalizzazione dei processi documentali di impresa

In soldoni, digitalizzare l’impresa significa adottare processi di lavoro e procedure diverse che favoriscano la trasformazione della documentazione da cartacea a digitale, in primis.

Il documento prodotto in formato elettronico viene codificato in una serie di cifre, da sofisticati calcolatori.

Questa fase di digitalizzazione del cartaceo e la creazione di nuovi contenuti in modalità elettronica, riduce notevolmente i costi e permette la gestione documentale dell’archivio ordinato.

A mezzo della codifica numerica infatti sarà possibile individuare immediatamente un singolo documento nel sistema di stoccaggio o storage protetto, senza dover effettuare ricerche lunghe e complesse in costosi spazi di archiviazione fisica.

Lo stoccaggio potrebbe essere qualcosa di fisicamente collegato alle macchine calcolatori oppure uno spazio totalmente virtuale, gestito su server affittati, come i cloud storage (stoccaggio tra le nuvole).

Digitalizzare significa per prima cosa limitare il consumo di carta spostando la produzione documentale dal supporto fisico al sistema informatico di impresa.

Sulle ragioni della digitalizzazione ne parlo in un altro articolo più specifico.

Qui basti chiarire che il nuovo processo digitale punta a passare dallo schema A allo schema B:

A B

Gestione documentale

Tradizionale

Gestione documentale

Digitale

Preparazione del documento

Stampa in opportuno numero di copie. NO
Distribuzione dal preparatore ai soggetti titolati via email il lettura. Distribuzione ed approvazione nello stesso livello in quanto più persone possono ricevere il documento digitale, proporre le modifiche.

Integrazioni e correzioni da parte del preparatore

Approvazione per emissione da parte di ogni soggetto titolato, ed attesa di raccolta delle firme in originale. Approvazione in formato elettronico, anche in postazioni da remoto, nell’immediato.
Distribuzione cartacea per la trasmissione ai destinatari. NO
Fruizione delle istruzioni e dei contenuti da parte degli addetti. Distribuzione digitale ed uso del documento e del contenuto nello stesso file elettronico approvato.
NO Feedback da parte di macchine ed utilizzatori

 

Dalla tabella si vede che si stampa molto, si spende molto tempo in attesa di firme e emissioni e non si ottiene alcun commento o feedback dagli utilizzatori.

Dematerializzazione dei processi di lavoro

Nell’era digitale, il numero delle copie stampate scenderà in quanto il documento virtuale firmato digitalmente ha lo stesso valore del cartaceo.

In particolare, gli utilizzatori potranno inviare feedback, suggerimenti, proposte di correzione in tempo reale. Con oggettivo miglioramento dell’efficacia delle comunicazione e delle procedure, sempre a favore di sicurezza.

Si parla di dematerializzazione del processo di lavoro proprio in virtù del fatto che l’ufficio può essere racchiuso in un dispositivo elettronico, in linea di principio un tablet oppure anche solo un telefono di nuova generazione.

Le macchine da lavoro, ad esempio, possono essere organizzate in modo da essere:

  • Comandate o guidate da remoto,
  • Manutenute dall’operatore a mezzo di guida in sito, in sicurezza, e seguendo le istruzioni di un file lanciato proprio dalla macchina stessa.

Per parlare in concreto, il tuo documento, che può essere un preventivo, una fattura, un progetto, un disegno, un’offerta, nasce nella workstation, è trasferito in rete, è utilizzato dai lavoratori su dispositivi fissi o mobili. Gli utilizzatori, in effetti, grazie alla digitalizzazione, possono utilizzare documenti, progetti e grafiche in qualunque parte del mondo. Basta disporre della rete e della strumentazione più idonea per accedere al know-how aziendale via web. E produrre.

Era digitale e smart working

L’azienda ancora 5 anni fa era collocabile esattamente in un dato territorio.

Le aziende digitalizzate stanno tentando di dematerializzarsi e restringere i propri spazi fisici di azione.

Grazie alla rete ad ai dispositivi informatici fissi o portatili, in linea di principio, ogni lavoratore potrà lavorare dove vuole.

La digitalizzazione si capisce sta avendo un enorme impatto sulla configurazione del luogo di lavoro.

Si parla molto di smart working proprio perché le aziende si stanno riorganizzando a favore della produttività reale e della riduzione degli sprechi di risorse ed ore di lavoro.

Questo è una forma di lavoro agile ed è una declinazione del classico lavoro dipendente subordinato ma senza vincoli di tempo e di luogo ove svolgere l’attività.

In poche parole, si rinuncia a spese pesanti di spostamento casa-lavoro, messa a disposizione di spazi costosi, strumenti onerosi da manutenere. il tutto a vantaggio di una maggiore efficienza nel centrare gli obiettivi e meno stress.

Il trend attuale pertanto è:

  • Sede amministrativa snella,
  • Gestione documentale digitale,
  • Servizi in outsourcing,
  • Forza lavoro presente nella sede “a tratti”,
  • Decentramento del lavoro a scarso valore aggiunto.

Le tutele per il lavoratore e la libertà individuale

Il contratto di smart working potrebbe esservi proposto e vale la pena approfondire.

La Legge 22 maggio 2017, n. 81 ha introdotto lo smart working garantendo al lavoratore il diritto alla strumentazione, alla forma contrattuale a tempo determinato o indeterminato, le tutele INAIL, ed il diritto ad essere disconnesso.

La norma tutela parità di trattamento degli smart workers o lavoratori “agili” rispetto ai loro colleghi.

Il trattamento normativo e retributivo deve essere lo stesso, lo stesso dicasi per l’adozione delle adeguate norme di sicurezza.

In particolare, un aspetto che desta preoccupazione quando si parla di lavoro agile è l’orario di lavoro ed il timore di straordinari non pagati.

La legge per quanto riguardo l’orario di lavoro riconosce come inviolabili i limiti di orario previsti dalla normativa vigente e dalla contrattazione collettiva.

La normativa riconosce inoltre il diritto alla disconnessione. Come il lavoratore nel sito aziendale una volta spenti gli strumenti aziendali non è tenuto a riaccenderli (salvo reperibilità pattuita e retribuita), anche il lavoratore agile alla fine dell’orario di lavoro spegnerà o dispositivi.

Riappropriarsi del proprio tempo

Mentre l’azienda risparmi, anche il lavoratore può avere il suo bel guadagno in termini di:

  • Limitazione delle spese per la vettura e per il trasporto pubblico, riducendosi gli spostamenti casa lavoro
  • Riduzione della spesa per la mensa e per i pasti fuori casa
  • Riduzione dei costi di baby sitting e di caring di parenti disabili
  • Accesso al lavoro e recupero di produttività

Significa che anche per categorie di lavoratori formate ma poco motivate ad affrontare una giornata intera fuori casa, possono trarre un bel vantaggio dallo smart working.

Pensiamo alle donne in gravidanza, persone affette da scarsa capacità deambulativa, genitori con bambini piccoli.

Lo smart working apre ai giovani padri e neo papà in generale la possibilità di riappropriarsi di un ruolo domestico che non li costringa a levatacce e a ritorni a casa in tardo orario.

Staremo a vedere se questo dispositivo di legge supporterà effettivamente l’alternanza nelle cure parentali dei figli. Vedremo anche se nei fatti vi saranno più ore produttive per le donne mamme.

Sarà effettivamente un modo per essere più produttivi ed efficienti non solamente come professionisti ma anche come genitori?

 

 

 

 

 

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